Den perfekta Google Workspace-miljön – finns den?

I idealfallet är Google Workspace en precist optimerad och datasäker miljö där varje funktion används till sin fulla potential. Slutanvändarna och administratörerna får all support de behöver och inga pengar läggs på onödiga licenser. Utöver att miljön uppfyller alla krav för den aktuella verksamheten, har organisationen också blicken riktad mot framtiden och utvecklar Google Workspace för morgondagens behov.

Den perfekta Google Workspace-miljön ger även en flygande start för alla nyanställda: de utbildas i att använda sina digitala verktyg effektivt. Och eftersom Google Workspace fortsätter att utvecklas snabbt och nya, användbara funktioner introduceras regelbundet, skulle även erfaren personal få kontinuerlig utbildning för att förbättra effektiviteten i sitt arbete.

Denna rosenfärgade beskrivning speglar dock sällan verkligheten, eftersom organisationer i allmänhet inte har resurserna att hantera Google Workspace perfekt. Ansvaret är ofta också delat mellan flera avdelningar inom organisationen, vilket innebär att ingen har fullständig kontroll över Google Workspace som helhet. Dessutom måste organisationer prioritera, vilket ibland leder till att även de viktigaste sakerna inte får den uppmärksamhet de behöver.

Enligt vår erfarenhet hanteras användarkonton för det mesta effektivt, men vissa säkerhetselement som enhetshantering och åtkomsträttigheter är vanligtvis i behov av översyn och förbättring. Många organisationer har helt enkelt inte tid att göra det nödvändiga arbetet. Dessutom har de inte haft tillräckligt med tid för att överväga säkerheten, strukturen och användarvänligheten för olika filtyper och data i Google Drive. Av samma anledning är organisationer ofta obekanta med olika funktioner som gör användarnas liv enklare.

En organisation kan bara påbörja sin resa mot en perfekt finslipad Google Workspace-miljö när de förstår den fulla bredden av vad som kan göras med den. När du börjar förstå dess fulla potential är det lättare att visualisera Google Workspace roll som en del av organisationens IT-arkitektur.

Så, när ska du outsourca Google Workspace, och när ska du behålla allt internt?

Vem bör hantera Google Workspace själv?

Har du ett nystartat företag, eller ett företag med bara en handfull anställda, så är det kanske svårt att motivera kostnaden för att anlita en extern partner. Men om företaget växer snabbt kan det vara värt att ta in en partner för att frigöra tid för viktigare saker.

Är det så att du verkligen älskar att underhålla och utveckla Google Workspace? Då ska du så klart fortsätta med det! Detsamma gäller om ditt företag redan har en anställd som förvaltar Google Workspace på heltid. Då har de rätta resurserna redan tilldelats för att hantera och utveckla miljön.

Vem bör outsourca Google Workspace till en partner?

• Företag som växer snabbt eller vill växa snabbt
  Tillväxt kräver fullt fokus på din kärnverksamhet. Det innebär att det är bäst att lämna din Google Workspace-miljö i händerna på experter som kan hjälpa dig att utnyttja dess potential och se till att den verkligen stöder din tillväxt – en riktig win-win!
• Branschledare med fokus på att utveckla sin kärnverksamhet
  Företag som ser IT som en möjliggörare för verksamheten – IT lyssnar på organisationens behov, från HR till försäljning, och erbjuder lösningar för att svara på dessa behov, inte tvärtom.
• Företag som redan använder Google Workspace effektivt och vill minimera risker
  Företag som dessa använder redan Google Workspace effektivt, som värd för verksamhetskritiska funktioner och för framgångsrik leverans av kundprojekt. På grund av detta har de desto större anledning att se till att hela deras verksamhet inte kollapsar om något går fel.
• Företag som vill förbättra sin medarbetarnöjdhet
  Företag som dessa vill ha tillgång till genuint hjälpsamma och problemlösande supporttjänster för IT och slutanvändare. De vill också utveckla sina arbetsprocesser för att bättre svara på framtida utmaningar
• Företag som vill utveckla sin datasäkerhet och minimera säkerhetshot
  Dessa företag kan ha identifierat sårbarheter i sin miljö och vill undvika eventuella ekonomiska förluster eller skador på sitt rykte. Men de har inte vad de behöver (tid och/eller expertis) för att övervinna dessa sårbarheter.
• Företag som inte vill betala för saker de inte behöver
  Företag som dessa kanske inte har ett starkt grepp om sitt övergripande system och kan använda verktyg med överlappande funktioner, vilket skapar onödiga utgifter. De kan också vara osäkra på vilka typer av licenser de äger och hur många de faktiskt behöver.

Om din organisation vill fokusera på att utveckla sin kärnverksamhet och använda sin egen tid och pengar på ett smartare och mer produktivt sätt, kan det vara lämpligt att lämna ansvaret för Google Workspace i händerna på en partner. Med en partner ombord säkerställer du att Google Workspace-miljön är säker och att verktygen du använder passar ihop på ett intelligent sätt. Det hjälper dig också att se till att din personal vet hur man använder funktionerna i dessa verktyg effektivt i sitt eget arbete.

6 nyckelområden i Google Workspace

Om du har läst detta och börjat fundera på tillståndet för din Google Workspace-miljö eller hur du skulle kunna utveckla den vidare, rekommenderar vi att du närmar dig den genom sex nyckelfrågor.

Om ditt svar på någon av dessa frågor är ”nej” eller ”jag vet inte”, rekommenderar vi att du vänder dig till en Google Workspace-partner.

• Distribution: Har Google Workspace distribuerats med bästa praxis?
• Hantering och support: Är sättet Google Workspace hanteras på uppdaterat och finns support tillgängligt för IT och slutanvändare?
• Datasäkerhet: Övervakas och hanteras din datasäkerhet kontinuerligt?
• Kostnadsoptimering: Använder du precis rätt typ och antal licenser och gör du det kostnadseffektivt?
• Kontinuerlig utveckling av arbetsprocesser: Är din process för att introducera nuvarande och framtida anställda till dina verktyg och gemensamma arbetssätt effektiv?
• Utveckling och övergripande arkitektur: Är du medveten om nya och kommande funktioner i Google Workspace och kan du utnyttja dem till sin fulla potential?