Att flytta bland molntjänster:
5 steg för att migrera mellan Microsoft Office och Google Workspace

Att migrera från Microsoft Office till Google Workspace kan verka överväldigande men med rätt tillvägagångssätt kan processen bli smidig och problemfri. Med sitt prisvärda upplägg, sina samarbetsfunktioner och ett användarvänligt gränssnitt har Google Workspace snabbt blivit den föredragna lösningen för företag i alla storlekar. Företag som till exempel Airbus, Veolia och Salesforce, för att nämna några, har bytt till Google Workspace. Men var börjar man? Hur kan du säkerställa en framgångsrik migration utan att störa din verksamhet?

I denna guide går vi igenom de 5 stegen för att migrera från Microsoft Office till Google Workspace, med fokus på ledarskap och fördelarna med Google Workspace.

Steg 1: Genomför en behovsanalys

Innan du byter är det viktigt att genomföra en behovsanalys och en beredskapsundersökning för att identifiera ditt företags krav och säkerställa att Google Workspace uppfyller dina behov. Detta hjälper dig att avgöra vilket Google Workspace-abonnemang som är rätt för ditt företag och vilka funktioner du behöver aktivera. I detta skede pratar vi med ledarna i din organisation så att de kan uppleva Google Workspace själva och förstå vad förändringen innebär.

Steg 2: Planera din migration

Nästa steg är att planera din migration. Detta innebär att identifiera vilken data som behöver migreras och att skapa en tidsplan. I denna fas ser vi till att skilja på migrering av data relaterad till kommunikation (Mail, Kalender, Chat) och data relaterad till samarbete (Ms Office Editors, Sharepoint, Lokala servrar), så att båda hanteras separat för att underlätta förändringsarbetet och övergången.

När vi planerar migrationen analyserar vi vilka användargrupper som påverkas, så att vi kan kommunicera ”varför” och ”vad som är fördelarna för dem” på ett sätt som är relevant för deras behov. Vi gör även en intressentanalys för att förstå vilka de viktigaste intressenterna är och hur vi kan involvera dem i projektet. Detta är där vi ser på ett ambassadörsprogram och hur vi kan implementera det i din organisation.

Steg 3: Förbered för datamigrering

Nästa steg är att förbereda för datamigrationen. Detta innebär att rensa upp bland dina filer och mappar och mappa dina data till rätt Google Workspace-appar. Steg 3 sker tillsammans med vår konsult och innefattar också en kommunikations- och utbildningsplan.

Steg 4: Migrera din data

När förberedelserna är klara är det dags att migrera din data. Du kan använda Googles migreringsverktyg eller ett tredjepartsverktyg för att överföra din data till Google Workspace. Se till att testa migreringsprocessen innan du går vidare för att säkerställa att allt fungerar som förväntat. Vi genomför alltid två migrationer: en första migrering innan ”Go Live” och sedan en slutmigrering över helgen för att säkerställa att all data överförs till den nya miljön. Detta garanterar en stressfri övergång.

Steg 5: Support

Support sker på olika sätt: det kan vara i form av en projektsida eller webbplats med all projektinformation, i form av frågor och svar, broschyrer, fysiska affischer med mera. Vi kommer att arbeta tillsammans med dig för att skapa ett supportsystem som fungerar för dig och ditt team.

Fördelarna med Google Workspace

Att migrera till Google Workspace erbjuder många fördelar, inklusive:

• Kostnadsbesparingar: Google Workspace är en kostnadseffektiv lösning som eliminerar behovet av dyra lokala servrar och licensavgifter.
• Samarbete: Google Workspace möjliggör realtidssamarbete, vilket gör att team kan arbeta tillsammans på samma dokument samtidigt.
• Säkerhet: Google Workspace erbjuder avancerade säkerhetsfunktioner för att skydda din data från cyberhot.
• Mobil produktivitet: Med Google Workspace kan ditt team arbeta var som helst, på vilken enhet som helst, vilket ökar produktiviteten och flexibiliteten.
• Sömlös integration: Google Workspace integreras smidigt med andra Google-produkter och tredjepartsverktyg, vilket effektiviserar arbetsflöden och förbättrar effektiviteten.